Jak zarządzać studiem fotograficznym? – najważniejsze wskazówki dotyczące organizacji pracy w studiu

Dobrze prosperujący biznes fotograficzny koncentruje się przede wszystkim na tym, co jest ważne dla klienta, a nie na realizacji własnej wizji fotograficznej. Dlatego należy od samego początku pamiętać o trzech podstawowych kwestiach, które są szczególnie ważne z punktu widzenia osoby zlecającej wykonanie usługi fotograficznej:

• czasie dostawy
• cenie
• jakości

W większości przypadków wystarczy być tak szybkim jak konkurencja, a cena, co zrozumiałe, będzie podążać za jakością. Budowanie świadomości stosunku cena-czas-jakość powinno stanowić jedną z głównych misji, jakie warto realizować w zarządzanym przez siebie studiem.

Jakie jeszcze kwestie powinieneś przeanalizować i przygotować przed otwarciem studia? Sprawdźmy.

Zanim studio zostanie otwarte

Pamiętaj, że Twoja firma fotograficzna będzie funkcjonować na tym samym polu, co Twoja konkurencja. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: 

• skąd będą pochodziły zlecenia?
• czy będziesz pracował zdalnie przez Internet, czy może - będziesz osobiście odbierał produkty do fotografowania do klienta?
• czy Twoje działania będą skierowane na rynek lokalny czy globalny?

Analiza SWOT

Przy zadawaniu tych pytań przyda się słynna analiza SWOT.

• S mocne strony (ang. strengths) 
• W słabe strony (ang. weaknesses)
• O szanse (ang. opportunities)
• T zagrożenia (ang. threats)

S – mocne strony – będą obejmowały wszystkie wewnętrzne czynniki, które wyróżniają Cię na tle konkurencji. Przykładem mogą być: optymalizacja czasu, efektywna obsługa kolejki zleceń, wysokiej klasy fotografowie czy szybcy retuszerzy. W Polsce sieć paczkomatów może przyspieszyć czas dostawy, co sprawia, że taka infrastruktura jest typową mocną stroną dla studiów fotograficznych. Oznacza to większy dostęp do klientów indywidualnych i szybszą obsługę zleceń – korzyści rynkowe i czasowe.

W – słabości – będą obejmowały niektóre z czynników zewnętrznych, z którymi możesz się zmierzyć w walce o pierwsze miejsce na rynku. Niskie kwalifikacje pracowników, ciasny rynek pracy, mała powierzchnia Twojego studia, długi łańcuch logistyczny. Zastanów się dwa razy nad swoimi słabymi stronami, ponieważ niespodzianki w tym obszarze mogą być dla Ciebie kosztowne.

O – szanse – oznaczają zarówno to, co masz jako wewnętrzne zasoby, jak i zewnętrzne szanse do wykorzystania. Pomyśl o dobrej bazie kontaktów B2B, którą mogłeś zgromadzić w poprzednich doświadczeniach zawodowych (wewnętrzna okazja) lub o lokalnym rynku, który nie stanowi jeszcze dużej konkurencji (zewnętrzna okazja).

T – zagrożenia – odnosić się będą głównie do czynników zewnętrznych, wynikających z charakterystyki rynku. Rynek nasycony studiami fotograficznymi, mała dostępność materiałów do pracy, wysokie lub zmieniające się ceny najmu. Świadomość zagrożeń, wraz ze słabymi stronami, zaoszczędzi Ci wielu błędów i niespodzianek oraz pozwoli przygotować się do codziennej walki z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Źródła zleceń

Studio fotograficzne, aby działać, potrzebuje zleceń. Zamówienia są jedynym celem biznesowym Twojego studia. Zapewniają, że przestrzeń studia jest wykorzystywana na tyle, aby zagwarantować zyski. Podczas generowania zapytań – co ostatecznie jest kwestią marketingową – będziesz odnosił się do:

• bazy danych klientów – B2B i B2C
• rekomendacji klientów
• reklamy w internecie i mediach społecznościowych
• tradycyjnej reklamie prasowej

Dobry system CRM pomoże budować relacje z klientami i śledzić cele, zadania i wyniki. Istnieją płatne platformy, jak również darmowe (Bitrix) z wieloma płatnymi funkcjami optymalizującymi użytkowanie.

Aby zdobyć wiedzę na temat generowania leadów, śledź kanały guru marketingu na mediach społecznościowych (prosty sposób na naukę), dołącz do internetowych forów dyskusyjnych lub lokalnego klubu biznesowego, czytaj czasopisma marketingowe. Najważniejsze jest, aby zrobić wszystko, co możliwe, aby poszerzyć bazę klientów i dać światu znać o swoim biznesie fotograficznym.

Kalendarz

Naucz się przyjmować dobrą organizację czasu jako główną zasadę w swoim biznesie. Wiedza o tym, jak zarządzać studiem fotograficznym będzie oznaczała także dużo umiejętności zarządzania czasem i personelem. Niezależnie od tego, czy będziesz miał własne studio, czy będziesz je wynajmował, precyzyjny kalendarz pomoże Ci zorganizować przestrzeń i zasoby ludzkie. Szybko zaprocentuje to większą efektywnością pracy.

A jak powinien wyglądać dobry kalendarz studia fotograficznego? Musi koniecznie zawierać:

• daty sesji i wynajmu dla każdego pomieszczenia
• czas i długość trwania każdego spotkania
• wskazówki dotyczące transportu i organizacji przestrzeni – czy będą używane większe rekwizyty? Jakie są parametry ich dostarczenia?

Kalendarz powinien również informować o potrzebach personalnych. Czy będzie potrzebny dodatkowy asystent do wnoszenia sofy na sesję? A może jeden fotograf to za mało do  wymagającej sesji z modelami? Uwzględnijcie w harmonogramie cały personel i zaznaczcie terminy ich dostępności.

Bardzo ważne jest, aby planować szczegółowo i z wyprzedzeniem. Wyobraź sobie sytuację, w której modelki i wizażystka są już przy drzwiach, podczas gdy Twoje przygotowania są na etapie wnoszenia teł i rekwizytów. Będzie to jednoznacznie świadczyło o Waszym profesjonalizmie, a także spowoduje fizyczne zatłoczenie oraz opóźnienia w harmonogramie. Byłoby to niedopuszczalne, gdyby sesja opierała się na wynajęciu studia przez podmiot zewnętrzny, ponieważ taka sytuacja mogłoby zaszkodzić Twojej reputacji.

Na potrzeby początkującego studia fotograficznego bardzo dobrze sprawdzi się Kalendarz Google, który jest narzędziem darmowym, co pozwala na ograniczenie kosztów. Możesz w nim zapisywać wszystkie terminy i zadania z wyszczególnionymi uczestnikami, załączonymi notatkami i zaznaczonymi lokalizacjami. Do tego jest bardzo elastyczny, jeśli chodzi o przeglądanie i synchronizację pomiędzy komputerem a telefonem komórkowym.

Schemat pracy

Częścią kalendarza, a raczej jego niezbędnym dopełnieniem, będzie dobry grafik dla Twoich pracowników. Przygotuj go z wyprzedzeniem i w czytelny sposób, tak aby każdy znał swoje obowiązki i wykonywał je na czas.

Przykładowy, wypełniony zadaniami grafik dla asystenta kierownika sesji  mógłby wyglądać następująco:

^{*CD – cały dzień}

Jeżeli oczekujesz wykonania określonego zestawu czynności, upewnij się, że najpierw przedstawisz swoje oczekiwania. Takie listy kontrolne mogą być bardzo użytecznym narzędziem komunikacji i mogą pomóc uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.

Praca fotografa i retuszera

Większość pracy w studiu fotograficznym koncentruje się wokół fotografa. To właśnie on angażuje modeli oraz klientów, jest kluczowym elementem sesji oraz pośrednikiem między oczekiwaniami klientów a końcowym efektem fotograficznym.

Kolejnym kluczowym graczem jest retuszer, który może pozostać poza studiem, ale będzie musiał być w stałym kontakcie z fotografem i managerem studia. Najlepsze efekty ich pracy pojawią się, jeśli całkowicie zrozumieją oczekiwania i będą mieli jasno określone ramy czasowe dla swojej pracy.

Zarówno fotografowie jak i retuszerzy powinni postawić na powtarzalność w swoich działaniach. Dla studia będzie to korzystne, jeśli jakość materiału wyjściowego będzie utrzymywana na tym samym wysokim poziomie. Oznacza to zawsze precyzyjne oświetlenie fotografowanego obiektu przez fotografa oraz stałych i jasno określonych wytycznych dla retuszera.

Powiedzmy, że klient zamawia sto zdjęć ubrań. Kluczowe będzie zachowanie powtarzalności oświetlenia (po stronie fotografa) i spójności kolorystycznej (po stronie retuszera). Zdjęcia te będą najprawdopodobniej prezentowane obok siebie w sklepie internetowym, na stronie www, czy w kampaniach reklamowych. Czy wyobrażasz sobie, jak złe wrażenie zrobiłby na odbiorcy zestaw różnie stonowanych zdjęć? Szerzej na ten temat pisaliśmy w naszym artykule o zmniejszeniu liczby zwrotów w e-commerce.

Niektórzy klienci studiów fotograficznych mogą dodatkowo zamówić wstępną selekcję materiału wyjściowego, aby dopasować go do potrzeb swoich klientów. Być może jest to zadanie dla asystenta zarządzającego. Sortowanie według kategorii, wybieranie najlepszych ujęć w zależności od przeznaczenia, to wszystko może być dodatkową usługą na specjalnych zasadach cenowych.

Planowanie sesji

Praca koncepcyjna, jak każde planowanie, pochłania mnóstwo czasu i wymaga kreatywności. Upewnij się, że w swoim systemie pracy zarezerwowałeś kilka wolnych chwil na potrzeby niezbędnego planowania. Skuteczny system zagwarantuje Ci, że do sesji podejdziesz dobrze przygotowany, z niewielką ilością miejsca na mogące się pojawić niespodzianki.

W naszym poradniku o tym, jak fotografować modelki, skupiliśmy się w większym stopniu na planowaniu sesji zdjęciowej. Poznasz narzędzia i proponowane techniki, które pozwolą Ci zbudować idealną rutynę organizacyjną.

Dystrybucja materiału wyjściowego

Wiele studiów fotograficznych nie traktuje poważnie dystrybucji materiałów, jako budowania oferty firmy. Klienci chętnie zaakceptują przewagę, jaką daje im wgrywanie zdjęć prosto na ich serwer. A ponadto jeśli materiał będzie miał odpowiednią wielkość i będzie posortowany według kategorii produktowych, będą gotowi zapłacić więcej. Dlaczego nie dać im próbnego abonamentu na Twój serwer, a jeśli zostaną, potraktować to jako dodatkowe źródło dochodu?

Różnorodność metod dostarczania materiałów wyjściowych poprawi również wizerunek Twojej firmy i przedstawi Cię, jako dostępną, przyjazną dla klienta i nowoczesną. Możesz posiadać własny serwer na zdjęcia z dedykowanym oprogramowaniem, możesz korzystać z zewnętrznych usług przechowywania danych, a przede wszystkim udostępniać możliwość wgrywania zdjęć do głównych platform e-commerce. Tego typu dodatkowe rozwiązania z pewnością przyciągną więcej klientów do Twojego studia fotografii produktowej.

Pamiętaj jednak, że będzie to wymagało od Ciebie nauki optymalizacji zdjęć dla wielu miejsc w sieci: mediów społecznościowych, prywatnych serwerów, e-commerce i innych kanałów, z których mogą korzystać Twoi klienci. Będzie to obejmowało zmianę rozmiaru i kadrowanie, usuwanie tła, kontrolę nad paletą kolorów czy rozmiarem pliku.

Efekt WOW

Jako dobry manager studia, powinieneś dążyć do tego, aby zadowolić swoich klientów oraz dodać „iskrę”, która sprawi, że Cię zapamiętają i będą polecać znajomym. Efekt „wow” ma wiele wspólnego z twoją prezencją – jak profesjonalnie mówisz, jak bardzo twoje studio spełnia ich oczekiwania, czy to jak szybko pracujesz. Nie zapominaj o inwestowaniu w jakość materiałów wyjściowych, ale jednocześnie nie pomijaj możliwości, jakie zyskujesz dzięki temu, że dobrze wyglądasz w oczach klienta.

Zorganizuj swoje studio schludnie, noś ubrania, które sugerują profesjonalizm i kreatywność, mów z pewnością siebie i przekonaniem. Niech Twoje lampy mają włączone dyfuzory, usuń wszelkie plastikowe foliowe śmieci z widoku, utrzymuj swój sprzęt w dobrym stanie, a zwłaszcza kiedy klient patrzy. Jego wrażenie z pewnością wpłynie na decyzję o podjęciu współpracy.

Efekt WOW działa na podobnej zasadzie jak wybór samochodu. Zarówno Lamborghini jak i zwykły Van przewiozą Cię z punktu A do B w ruchu miejskim w tym samym czasie, ale kto nie wybrałby Lamborghini na przejażdżkę? 

Wypożyczalnia

Inaczej sprawa wygląda, gdy planujemy wynająć studio innym fotografom lub filmowcom. Wówczas cała uwaga powinna skupiać się na sprzęcie. Twoim zadaniem jest zapewnienie największej możliwej przestrzeni, która będzie odpowiadała potrzebom Twoich klientów-fotografów.

Na pewno docenią oni zaawansowane oświetlenie i sprytne rozwiązania (zmotoryzowane ramiona, stoły obrotowe, zautomatyzowane rozwiązania itp.). Inwentaryzacja sprzętu pomoże we wczesnych negocjacjach i da Twoim klientom krótką informację, zanim pokażesz im studio.

Możesz wynająć całą przestrzeń studyjną, jej części lub pojedyncze elementy wyposażenia. Wynajmowanie sprzętu na zasadzie krótkoterminowej to aktualnie rosnący trend, dlatego może warto zastanowić się nad jego wykorzystaniem w swoim biznesie.

Podatki

Wszystkie pracownie działają na podstawie przepisów prawnych ustanowionych przez państwo. Jako kierownik małej firmy czy jej właściciel, będziesz musiał zajmować się również księgowością i niezbędną dokumentacją.

Projekty umów i regulaminy pracowni przygotowuj wspólnie z prawnikiem. Zatrudnienie księgowej z pewnością zaoszczędzi czas na obsługę faktur i płatności. Nie wyeliminuje to wprawdzie żmudnej części związanej z dbałością o prawidłową dokumentację transakcji i jej przechowywanie, ale z drugiej strony może stanowić ćwiczenie z precyzyjnego i rzetelnego podejścia do klienta.

Z wynajętym księgowym, będziesz miał więcej czasu, aby skupić się na kreatywnej stronie zarządzania studiem. Niemniej jednak będzie istniała osoba, która na co dzień będzie przypominała Ci o aspektach biznesowych. Większość menedżerów studiów fotograficznych to osoby z wykształceniem fotograficznym, które uwielbiają sesje zdjęciowe i wybór sprzętu, ale niekoniecznie formalności. Nie musisz się martwić – przy dzisiejszej dostępności usług zewnętrznych, będziesz mógł pogodzić swoją fotograficzną pasję z potrzebami biznesowymi.

Photography studio management software

Świat fotografii może być skutecznie wspierany przez świat technologii informatycznych. Obok typowego oprogramowania do zarządzania firmą (CRM, księgowość, kalendarz, płace), pojawią się platformy dedykowane do prowadzenia studia fotograficznego.

Sprawdź, czy Creative Force (creativeforce.io) lub Shotflow (shotflow.com) odpowiadają Twoim potrzebom. Przetestuj dokładnie ich funkcje, zbuduj pulpity, wykorzystaj zautomatyzowany workflow. Może się okazać, że dzięki nim zaoszczędzisz mnóstwo czasu na kreatywną stronę fotografii.

Jak przygotować się do prowadzenia studia fotograficznego?

Prowadzenie studia fotograficznego jest przedsięwzięciem dla osób z zacięciem handlowym. Wymaga sporego rozeznania rynku na etapie przygotowań. Pierwszym krokiem może być stworzenie poważnego biznesplanu, który pozwoli zorientować się w kosztach i opłacalności wynajmu.

Weź pod uwagę potencjalne wynagrodzenia swoich pracowników, koszty nieruchomości, abonamenty platform cyfrowych, wydatki na marketing i oczywiście zakup i utrzymanie sprzętu. Następnie porównując to z systemem cenowym sesji i wynajmu, dowiesz się, ile zamówień jest potrzebnych, aby zagwarantować rentowność Twojej firmy.

Analiza SWOT pomoże Ci nakreślić ogólny obraz Ciebie i Twojego biznesu na rynku, a biznesplan skonkretyzuje wszystkie założenia. Zakładanie studia fotograficznego nie będzie się zbytnio różniło od zakładania każdego innego biznesu usługowego. Przygotuj się na zasady działania obowiązujące w Twoim kraju, utrzymuj kontakt z klientami i zwracaj uwagę na jakość usług.

Droga stoi przed Tobą otworem!